Top 5 greșeli pe care să le eviți atunci când alegi un ERP pentru magazinul tău online

Pe măsură ce un magazin online crește și ajunge la un volum consistent de comenzi, complexitatea operațională devine o provocare. Sincronizarea stocurilor, gestionarea prețurilor, verificarea soldurilor la parteneri sau administrarea fluxurilor logistice nu mai pot fi susținute prin metode manuale sau printr-un mix de aplicații disparate. În acest punct, alegerea și integrarea unui ERP devine nu doar utilă, ci esențială pentru scalare.

Însă selecția unui ERP nu este niciodată un proces simplu. De multe ori, companiile medii sau mari (cu cifre de afaceri de peste 1 milion sau chiar 10 milioane de euro) aleg un sistem nepotrivit sau subestimează impactul integrării cu platforma eCommerce. Rezultatul: costuri ridicate, întârzieri operaționale și blocaje în fluxuri critice.

Iată cele mai frecvente 5 greșeli pe care trebuie să le eviți atunci când alegi un ERP pentru magazinul tău online și cum le poți preveni.

1. Lipsa unei analize amănunțită a nevoilor

Una dintre cele mai mari greșeli este să alegi un ERP „după ureche” sau doar pentru că este popular pe piață. Fără o analiză clară a fluxurilor interne, riști să selectezi o soluție care nu răspunde nevoilor reale ale afacerii.

De exemplu, dacă vinzi în mai multe canale (B2C și B2B), ai nevoie de un ERP care gestionează diferențiat liste de prețuri, solduri și stocuri. Dacă lucrezi cu produse cu multe atribute, ERP-ul trebuie să le poată gestiona și transmite corect către platforma eCommerce.

Documentează procesele interne împreună cu departamentele de vânzări, logistică și contabilitate și creează un brief tehnic detaliat. Acesta va fi fundamentul pentru alegerea și conectarea corectă a ERP-ului la magazinul online.

2. Subestimarea costurilor totale de adopție

Un ERP nu înseamnă doar licența. Costurile majore apar din:

• Migrarea și curățarea datelor;
• Configurarea fluxurilor;
• Integrarea cu magazinul online și alte sisteme;
• Training și suport pentru echipă;
• Mentenanță și upgrade-uri periodice.

Mulți comercianți calculează doar costul de abonament sau licență și sunt surprinși ulterior de investițiile suplimentare.

Solicită o estimare completă a costului total de adopție (TCO) pe minimum 2-3 ani, care să includă toate componentele menționate. Doar așa vei putea compara corect furnizorii și soluțiile pe care aceștia le oferă.

3. Alegerea unui ERP fără conector de integrare

Un ERP performant, dar care nu se integrează corect cu magazinul tău online, va genera mai multe probleme decât beneficii.

Fără un conector stabil, apar blocaje în sincronizarea stocurilor, întârzieri în procesarea comenzilor și erori în prețuri. De aceea, compatibilitatea dintre ERP și platforma eCommerce trebuie să fie unul dintre primele criterii de selecție.

Cere o demonstrație practică a integrării (nu doar promisiuni). Verifică dacă ERP-ul are API-uri deschise, suport pentru actualizări în timp real și o documentație tehnică accesibilă.

4. Lipsa unui plan de implementare și testare

Mulți comercianți cad în capcana de a considera că odată semnat contractul cu furnizorul, ERP-ul va funcționa „din prima zi”. În realitate, implementarea necesită timp, coordonare și testare.

Greșelile apar când nu se definesc responsabilitățile: cine validează scenariile de test, cine verifică sincronizările, cine aprobă fluxurile de retur sau comenzile cu ramburs.

Elaborează un plan de implementare clar, cu etape, responsabili și scenarii de test. Simulează situații reale (comenzi mixte, retururi, reduceri, vânzări pe marketplace-uri) înainte de go-live.

5. Neglijarea procesului de adaptare la nou

Chiar și cel mai bun ERP poate eșua dacă echipa ta nu este pregătită să îl folosească. Lipsa training-ului, rezistența la schimbare și comunicarea deficitară duc la respingerea sistemului de către utilizatori.

Un ERP este mai mult decât un software, este o schimbare culturală în modul de lucru al companiei. Dacă oamenii nu înțeleg de ce e util și cum le simplifică activitatea, îl vor folosi superficial sau vor încerca să revină la metodele vechi.

Investește în training, comunică beneficiile intern și asigură-te că există suport continuu în primele luni de utilizare.

Alegerea unui ERP pentru un magazin online aflat în creștere nu este doar o decizie tehnică, ci una strategică. Evitarea greșelilor menționate mai sus îți poate salva luni de implementare și zeci de mii de euro în costuri suplimentare.

Un ERP corect selectat și bine integrat devine coloana vertebrală a afacerii, susținând atât scalarea vânzărilor, cât și eficientizarea operațiunilor. Pentru a înțelege în detaliu procesul și bunele practici de integrare, îți recomandăm să citești și articolul nostru pilon despre integrarea unui ERP cu magazinul online.

Întrebări frecvente despre alegerea ERP-ului pentru un magazin online

Am pregătit mai jos câteva întrebări frecvente, însoțite de răspunsuri care te vor ajuta să alegi corect un ERP pentru magazinul tău online și să înțelegi mai bine costurile, etapele și implicațiile acestui proces.

Care este momentul potrivit pentru a implementa un ERP într-un magazin online?

De obicei, când volumul de comenzi și complexitatea operațională depășesc ceea ce poate fi gestionat manual sau prin soluții fragmentate. Pragul variază, dar de regulă apare după depășirea a câteva sute de comenzi zilnice sau a unei cifre de afaceri de peste 1 milion de euro.

Cum aleg între ERP cloud și ERP on-premise?

ERP-urile cloud sunt mai accesibile ca preț și ușor scalabile, dar depind de furnizor și de conexiunea la internet. ERP-urile on-premise oferă control total și customizare, dar necesită investiții mari în infrastructură și echipă IT.

Este integrarea ERP cu platforma eCommerce obligatorie?

Fără integrare, vei pierde avantajul automatizării. Vei continua să faci importuri / exporturi manuale, ceea ce duce la erori și costuri mari de operare.