Cum pregătești un brief tehnic pentru integrarea ERP-ului cu magazinul tău online

Integrarea dintre magazinul online cu un sistem ERP este o decizie operațională importantă, mai ales dacă afacerea a depășit pragul de scalare. Pe măsură ce crește volumul comenzilor, diversitatea produselor și complexitatea proceselor interne, gestionarea datelor între platforma eCommerce și ERP devine esențială pentru eficiență, acuratețe și control. Nu e doar o opțiune - în 2023, 43 % din întreprinderile UE foloseau ERP - un semnal clar că digitalizarea proceselor interne este un trend major în industrie.

Însă chiar și cea mai bună soluție tehnică poate genera probleme dacă nu este însoțită de o documentare clară a nevoilor. Iar primul pas esențial este redactarea unui brief tehnic coerent, care să stabilească, fără ambiguități, ce trebuie să facă integrarea, cum trebuie să funcționeze și care sunt așteptările de business.

De ce contează un brief tehnic bine facut?

Mulți comercianți medii și mari pornesc o integrare ERP cu ideea că este un aspect care „se rezolvă între dezvoltatori”. În realitate, lipsa unui brief detaliat duce frecvent la implementări întârziate, bug-uri greu de reprodus, sincronizări incomplete și neînțelegeri între părți.

Un brief tehnic bun nu trebuie să fie un document complicat. Este, în esență, o formă clară de comunicare între echipa ta, echipa de implementare ERP și platforma eCommerce. Astfel, rolul lui este să definească scopul, datele, direcția și responsabilitățile unei integrări, astfel încât procesul să fie cât mai fluid și predictibil.

Cine ar trebui să scrie brief-ul?

Ideal, brief-ul este redactat în colaborare între echipa de business (owner, project manager, director operațional), furnizorul ERP și, acolo unde este cazul, furnizorul de soluție eCommerce (ex. echipa Extended). Nu este nevoie de cunoștințe avansate de programare – ci doar de o înțelegere clară a ce se întâmplă în business zi de zi:

• Ce date sunt vitale pentru funcționare?
• Cum circulă comanda de la plasare până la livrare?
• Cine trebuie să le vadă și unde?

O abordare colaborativă încă din faza inițială reduce semnificativ nevoia de ajustări sau clarificări pe parcurs și contribuie direct la scăderea bugetului și a timpului necesar pentru implementare.

Ce trebuie să conțină un brief tehnic pentru integrarea ERP

Un brief tehnic bine structurat nu trebuie să fie complicat, dar trebuie să includă informațiile esențiale pentru o integrare corectă și predictibilă.

1. Informații de bază despre platformă și ERP

Începe cu o prezentare generală: ce platformă eCommerce folosești (ex. Extended), ce tip de ERP utilizezi (de exemplu: Nexus, Pluriva, WinMentor, SmartBill + Gestiune etc.) și în ce mod comunică fiecare (API REST, SOAP, import / export fișiere etc.). Menționează dacă ai deja documentația ERP-ului sau dacă va fi pusă la dispoziție ulterior.

2. Obiectivele integrării

Formulează clar ce vrei să obții. Nu lăsa asta în seama dezvoltatorilor. Vrei să:

• Sincronizezi stocurile și prețurile din ERP către platforma eCommerce?
• Trimiți comenzile din magazin direct în ERP?
• Emiți automat facturi și să le sincronizezi în platformă?
• Actualizezi statusul comenzilor în timp real?

Cu cât obiectivul este mai precis formulat, cu atât echipa tehnică va putea livra o soluție eficientă și scalabilă.

3. Fluxurile de date implicate

Aici intri în detaliu. Pentru fiecare direcție de integrare (ERP → platforma eCommerce sau invers), definește:

• Ce tipuri de date sunt implicate (produse, stocuri, comenzi, clienți, facturi etc.);
• Cum sunt identificate (SKU, cod ERP, cod EAN etc.);
• Ce frecvență are sincronizarea (în timp real, la fiecare 15 min, o dată pe zi);
• Care este sursa de adevăr (unde e „masterul” pentru fiecare tip de informație?).

Platforma Extended permite integrări flexibile: webhook-uri, API REST, sincronizări automate sau la cerere, în funcție de modul de lucru al ERP-ului pe care îl utilizezi în compania ta.

4. Particularitățile business-ului tău

Integrarea trebuie să reflecte realitatea operațională, nu o variantă idealizată. Include în brief:

• Dacă ai prețuri diferențiate pe client, tipuri de contract sau grile B2B;
• Dacă vinzi din mai multe depozite și ai nevoie de sincronizare multi-location;
• Dacă există produse complexe: pachete, bundle-uri, produse virtuale sau configurabile;
• Ce excepții sunt importante (ex: produs comandat, dar indisponibil temporar – ce se întâmplă?).

Cu cât detaliile sunt mai clare, cu atât implementarea va fi mai precisă.

Greșeli frecvente în brief-uri și cum să le eviți

Chiar și comercianții cu experiență pot omite detalii esențiale în brief, ceea ce duce la blocaje, confuzii sau integrări incomplete. Iată cele mai frecvente greșeli și cum le poți evita din start.

• Lipsa detaliilor despre codificarea produselor – dacă platforma eCommerce și ERP-ul folosesc coduri diferite, apare imediat confuzia în sincronizare.
• Obiective vagi – „să se sincronizeze comenzile” nu este suficient. E nevoie de detalii: când, cum, ce câmpuri, ce se întâmplă dacă apare eroare?
• Ignorarea cazurilor speciale – de exemplu, comenzile plătite cu ramburs, comenzi B2B recurente sau comenzi în așteptare de aprobare.
• Lipsa testării – în brief trebuie specificat cine testează și validează fluxurile, cu ce scenarii și în ce condiții.

Exemplu simplificat de structură de brief

Mai jos găsești un exemplu de brief pe care îl poți transmite celor doi furnizori cu care colaborezi, pentru a le facilita definirea unui flux de integrare clar, automatizat și eficient — care să economisească timp și resurse în operațiunile tale zilnice.

Platformă eCommerce: Extended
ERP utilizat: Pluriva
Documentație tehnică: API
Obiectiv: Sincronizare comenzi, stocuri și facturi
Fluxuri:

• Comenzi → ERP (real-time, via API)
• Stocuri și prețuri → platformă eCommerce (la 30 min, din ERP)
• Facturi → platformă eCommerce (PDF + metadate)
• Coduri: SKU = cod produs ERP
• Particularități: grile de preț B2B, depozite multiple, precomenzi
• Validare: se face de echipa ERP + manager operațional intern

Date	Direcție	Frecvență	Câmpuri critice	Validare
Comenzi	Platformă eCommerce → ERP	Real-time	ID, client, produse, prețuri	Status return
Stocuri	ERP → Platformă eCommerce	30 min.	SKU, cantitate, depozit	Log erori
Facturi	ERP → Platformă eCommerce	La emitere	PDF, număr, serie	Confirmare client

Extended: partener cu experiență în integrarea ERP-ului cu magazinul online

Platforma Extended este construită special pentru a susține integrarea nativă cu ERP-uri locale și internaționale, indiferent de complexitate. Lucrăm frecvent cu sisteme ERP precum WinMentor, Nexus, FGO, Pluriva, SAP și oferim suport activ pentru documentare, testare și implementare.

Pe baza unui brief clar, putem construi o integrare personalizată care reduce erorile, elimină pașii manuali și ajută echipa ta să lucreze mai eficient, mai rapid și mai sigur.

Întrebări frecvente despre brief-ul de integrare al unui ERP

Am pregătit mai jos câteva întrebări frecvente, împreună cu răspunsuri care te vor ajuta să înțelegi mai bine cum funcționează procesul de integrare ERP și ce trebuie să ai pregătit dinainte.

Ce fac dacă nu am documentația ERP-ului?

Poți cere furnizorului ERP să-ți pună la dispoziție un ghid API sau formatul de export al datelor. Extended poate analiza aceste materiale și îți va spune ce e fezabil.

Pot integra orice ERP cu platforma eCommerce, ex. Extended?

În principiu, da. Dacă ERP-ul tău permite acces la date (prin API, fișiere sau baze de date), integrarea este posibilă. Platforma eCommerce Extended nu este limitata la o listă fixă de ERP-uri.

Cine se ocupă de integrare?

Integrarea se face colaborativ. Furnizorul ERP expune datele sau pune la dispoziție formatele necesare, iar echipa Extended le preia, le interpretează și le integrează în platformă, conform brief-ului.

Cât durează o integrare ERP?

Depinde de complexitate și de cât de bine este pregătit brief-ul. În medie, o integrare completă durează 2–6 săptămâni de la momentul în care toate informațiile sunt puse la dispoziție.

Vrei să te pregătești corect pentru integrarea ERP și să ai un flux automatizat care funcționează din prima? Începe cu un brief tehnic clar. Dacă ai nevoie de un model sau de suport, echipa Extended e aici să te ajute.